Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Notă de informare, în contextul distributiei de asigurari catre persoane fizice autorizate, intreprinderi individuale, intreprinderi familiale, avocati, alte profesii liberale

BT Broker de Asigurare S.R.L. (cu sediul in Bucuresti, sector 1, Sos. Bucuresti- Ploiesti   nr. 19-21, et. 2, cam 118, autorizat de Comisia de Supraveghere a Asigurarilor - actuala Autoritatea de Supraveghere Financiara- conform autorizatiei CSA nr. 3941/2004, CUI 16741957, capital social integral varsat 150.000 RON, inregistrat sub nr. J40/14402/2004 la Registrul Comertului si sub nr. RBK- 239 din 20.10.2004 in Registrul ntermediarilor, ce poate fi verificata pe adresa de web www.asfromania.ro, e-mail: dpo@btbroker.ro , telefon: 021 204 44 50), potrivit prevederilor Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (denumit in continuare “Regulament”), va oferim mai jos informatiile cu privire la prelucrarea de catre subscrisa, in calitate de Operator, a datelor cu caracter personal in  contextul:

• Distribuirii unui produs de asigurare catre dvs. (“Persoana Vizata”), in calitate de potential client/client si a incheierii unui mandat de brokeraj
• Reprezentarii de catre dvs. (“Persoana Vizata”) a potentialului client/clientului in relatie cu Operatorul

Categoriile de date cu caracter personal

• Nume, prenume, pseudonimul, data si locul nasterii, cetatenia, adresa la care locuieste si identificarea regimului juridic al acesteia (domiciliu/resedinta/alt tip), calitatea de rezident/nerezident
• CNP sau NIF, dupa caz, starea civila, tip act de identitate, seria si numar act de identitate, data emiterii, data expirarii si emitentul actului de identitate
• Date de contact (adresa de corespondenta, telefon fix/mobil, fax, e-mail)
• Ocupatia, profesia, locul de munca actual/angajator, functia ori natura activitatii proprii
• Fotografie fata/verso a actului de identitate
• Adresa IP a echipamentului cu care se acceseaza aplicatia/softul de semnare (in cazul semnarii documentelor in format electronic)
• Imaginea si vocea (inregistrare video si audio in cadrul procedurii de identificare electronica in cazul semnarii documentelor in format electronic)
• Scopul si natura relatiei de afaceri cu Operatorul
• Sursa fondurilor ce urmeaza sa fie utilizate in derularea relatiei de afaceri
• Calitatea de persoana expusa public/membru al familiei ori asociat apropiat al unei persoane expuse public, functia publica importanta detinuta conform legislatiei privind cunoasterea clientelei in scopul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului
• Datele privind sanctiuni internationale potrivit listelor publicate de institutiile/autoritatile la nivel european si international, daca este cazul
• Apartenenta la un grup de clienti
• Semnaturat

Va solicitam si copia unui document de identitate, pentru a demonstra ca v-am legitimat in scopul indeplinirii obligatiilor legale privind cunoastererea clientelei si prevenirea si combaterea spalarii banilor si a finantarii terorismului, in scopuri fiscale si in alte scopuri prevazute de lege.

Sursa datelor

Datele cu caracter personal sunt obtinute de la potentialul client / client (prin formularul de analiza a

cerintelor si necesitatilor clientilor -DNT, mandatul de brokeraj, alte documente contractuale, prin intermediul solicitarilor/comunicarilor transmise Operatorului), precum si din alte surse utilizate in procedura de cunoastere a clientelei si analiza risc: registre publice,, Oficiul National al Registrului Comertului, alte entitati financiare, internet.

In situatia in care documentatia contractuala este semnata in forma electronica, colectarea directa a unor date de la Persoana Vizata are loc si in cadrul sesiunii video si audio de identificare a semnatarului documentelor.

Eventualele date colectate indirect (precum datele furnizate privind beneficiarul real, reprezentanti ai potentialului client/clientului) raman confidentiale potrivit dispozitiilor legale privind prevenirea spalarii banilor.

Scopul si temeiul juridic ale prelucrarii datelor

A. Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. a din Regulament (consimtamantul dvs.), daca va veti exprima acest consimtamant prin intermediul documentatiei contrctuale, pentru urmatoarele scopuri:

• transmiterea de comunicari comerciale privind proceduri, promotii, oferte despre orice servicii, produse ale Operatorului/entitatilor din grup cu Operatorul/partenerilor acestora, la datele de contact furnizate (e-mail/ fax/posta/telefon/cont client disponibil on-line) in acest scop, in mod expres

B. Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe intemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulament (efectuarea de demersuri in vederea emiterii ofertelor de asigurare, incheierii mandatului de brokeraj si, ulterior, pe executarea mandatului de brokeraj), pentru urmatoarele scopuri:

• acordarea de consultanta in asigurari
• reprezentarea in relatie cu asiguratorii in scopul intermedierii, negocierii, obtinerii de oferte de asigurare
• emiterea ofertelor de asigurare
• incheierea contractelor de asigurare si efectuarea modificarilor aferente
• obtinerea certificatului calificat necesar aplicarii semnaturii electronice calificate (in situatia in care documentele contractuale sunt incheiate in forma electronica)
• efectuarea inspectiilor de risc
• emiterea facturilor si deconturilor
• asigurarea de asistenta inainte si pe durata derularii contractelor de asigurare
• asigurarea de asistenta in legatura cu regularizarea daunelor
• monitorizarea platilor
• demararea si derularea procedurilor aferente dosarelor de dauna
• precum si alte scopuri legate de indeplinirea obligatiilor si exercitarea drepturilor derivate din emiterea ofertelor de asigurare/intermedierea asigurarii solicitate

C. Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. c) din Rgulament (indeplinirea unei obligatii legale temei juridic) care ii revine Operatorului, pentru urmatoarele scopuri:

• evaluarea cerintelor si necesitatilor potentialului client privind contractarea unui produs de asigurare (potrivit Legii nr. 236/2018 privind distributia de asigurari)
• raportari catre institutiile de stat, cum ar fi Autoritatea de Supraveghere Financiara, Agentia Nationala de Administrare Fiscala, Autoritatea Nationala pentru Protectia Consumatorilor, Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, Oficiul National de Combatere si Prevenire a Spalarii Banilor (ONPCSB), etc.
• tinerea contabilitatii (Legea contabilitatii nr. 82/1991)
• realizarea raportarilor in cadrul grupului de entitati din care face parte Operatorul („Grupul BT”), pentru organizarea supravegherii pe baza consolidata si in scopul prevenirii si combaterii spalarii banilor si a finantarii terorismului (Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative – “Legea 129/2019”);
• administrarea solicitarilor si reclamatiilor (Norma nr.24/2014 privind procedura de soluţionare a petiţiilor referitoare la activitatea asigurătorilor şi brokerilor de asigurare
• evaluarea si monitorizarea riscurilor operationale generate de sistemele informatice (Norma ASF nr. 4/2018 privind gestionarea riscurilor operaționale generate de sistemele informatice utilizate de entitățile autorizate/avizate/înregistrate, reglementate și/sau supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară)
• alte obligatii legale prevazute in mod expres de legislatia aplicabila

CI. Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. e din Regulament (indeplinirea de catre Operator a unei sarcini care serveste unui interes public - Legea 129/2019), pentru urmatoarele scopuri:

• datele sunt prelucrate in scopul indeplinirii de catre Operator a masurilor prevazute de lege pentru prevenirea spalarii banilor si finantarii terorismului (potrivit Legii 129/2019, Ordinului nr. 24/2008 pentru punerea în aplicare a Normelor privind prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării actelor de terorism prin intermediul pieței asigurărilor; OUG nr. 202/2008 privind punerea in aplicare a sanctiunilor internatiomale, Ordinului nr. 13/2009 pentru punerea în aplicare a Normelor privind procedura de supraveghere, în domeniul asigurărilor, a aplicării sancțiunilor internaționale, etc.)

CII. Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. f din Regulament (asigurarea unor interese legitime urmarite de Operator sau de o parte terta ), pentru urmatoarele scopuri:

• realizarea altor raportari in cadrul in cadrul Grupului BT, inclusiv pentru realizarea unui proces eficient de management al riscurilor la nivel de Grup si de gestionare si monitorizare a clientilor Grupului BT
• aducerea la indeplinire a unor contracte la care Operatorul este parte si care au legatura cu activitatea desfasurata de Operator, cum ar fi: (i) contracte de colaborare cu societatile de asigurare, (ii) contracte cu asistentii si asistentii auxiliari
• realizarea de statistici privind diverse aspecte ale activitatii Operatorului
• conservarea dreptului la aparare al Operatorului

Obligatia de a furniza datele cu caracter personal

Furnizarea datelor este necesara intrucat, in lipsa acestora nu ne putem indeplini sarcinile care servesc unui interes public sau obligatiile legale (de ex. cele privind cunoasterea clientilor, evaluarea cerintelor si necesitatilor acestora, etc.) in legatura cu distribuirea unui produs de asigurare. In lipsa informatiilor solicitate nu vom putea prezenta un produs de asigurare sau incheia si executa mandatul de brokeraj. 

Ulterior, este necesar ca aceste date sa fie pastrate si actualizate potrivit prevederilor legale din domeniul prevenirii si combaterii spalarii banilor si finantarii terorismului si din domeniul contabilitatii.

Furnizarea datelor de contact in scopul transmiterii de comunicari comerciale nu este obligatorie, iar un eventual refuz nu impiedica incheierea si/sau executarea unui mandat de brokeraj.

In ceea ce priveste prelucrarile datelor dvs. in cadrul activitatilor desfasurate pentru asigurarea unor interese legitime ale Operatorului  sau  ale  unui  tert,  va  puteti  opune  respectivelor  prelucrari,  din motive legate de o situatie particulara in care va aflati, caz in care nu vom mai desfasura respectivele activitati de prelucrare. 

Prin exceptie, vom prelucra in continuare datele dvs. in cazul in care demonstram ca avem motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor Persoanei Vizate. Admiterea solicitarii dvs. de opozitie nu are efect asupra continuarii relatiei contractuale.

Categorii de destinatari (persoane fizice/ juridice/ alte organisme carora le pot fi divulgate datele dvs. personale, pentru scopurile mentionate mai sus)

• Reprezentantii  sau mostenitorii Persoanelor Vizate;
• Asiguratori, asistenti si asistenti auxiliari;
• Persoane desemnate ca asigurati si/sau beneficiari ai asigurarii;
• BT Leasing Transilvania IFN S.A. (in special atunci cand aceasta are calitatea de beneficiar al asigurarii solicitate de dvs. si alte companii apartinand Grupului BT, in toate cazurile in care transmiterea datelor personale este necesara pentru indeplinirea obligatiilor legale (raportare tranzactii suspecte, supraveghere consolidata la nivel de grup) sau pentru asigurarea intereselor legitime ale Operatorului sau ale unei terte parti;
• Catre instante de judecata, organe de cercetare penala in vederea indeplinirii atributiilor legale de catre acestia;
• Catre ONPCSB/autoritatilor fiscale/celor cu rol de supraveghere si control in domeniul asigurarilor/altor entitati carora datele trebuie sa le fie transmise in vederea indeplinirii unei obligatii legale;
• Diversi prestatori de servicii (cum ar fi: prestatori servicii IT, servicii de arhivare, tipografie, curieri) si alti parteneri contractuali implicati in emiterea ofertelor de asigurare si/sau in intermedierea asigurarii, dupa caz;
• Furnizorul certificatului calificat in baza caruia este asigurata semnatura electronica calificata, in situatia in care potentialul client a optat pentru semnarea documentelor contractuale in forma electronica;
• Alte societati de servicii/alte persoane utilizate pentru administrarea relatiilor contractuale cu clientii (de exemplu consultanti, contabili, avocati, etc.).

Datele transmise vor fi adecvate, pertinente si neexcesive prin raportare la scopul in care au fost colectate si care permite transmiterea catre un anumit destinatar.

Destinatarii mentionati mai sus sunt entitati/persoane cu sedii in Romania si/sau in Uniunea Europeana.

Transferul datelor catre destinatari cu sediul in afara Uniunii Europene/Spatiului Economic European

Nu transmitem date cu caracter personal in afara UE/SEE.

Orice eventual transfer catre destinatari cu sediul in afara Uniunii Europene/Spatiului Economic European, va fi adus la cunostinta dvs. si va fi guvernat de prevederile Regulamentului, urmand sa se aplice garantiile prevazute de acesta (decizie a unei autoritati competente privind caracterul adecvat al nivelului de protectie din statul tert, reguli corporatiste obligatorii, clauze stadard de protectie a datelor, etc.).

Perioada de stocare a datelor personale

Vom stoca datele dvs. personale pe intreaga durata  a mandatului de brokeraj si/sau contractului  de asigurare dar si dupa incetarea acestora, pe perioada de pastrare prevazuta de lege si/sau in nomenclatorul arhivistic al societatii avizat de Arhivele Nationale ale Romaniei.

In situatia in care nu ati optat pentru nicio oferta de asigurare, datele dvs. vor fi pastrate 3 (trei) ani, in vederea conservarii dreptului nostru la aparare.

Datele furnizate in scopul transmiterii de comunicari comerciale vor fi pastrate pana la retragerea consimtamantului dvs., la care se adauga o perioada de 3 ani de arhivare in scopul conservarii dreptului la aparare al Operatorului.

Drepturile dvs. in legatura cu datele personale

• Dreptul de acces la date (art. 15 alin. 1 din Regulament): dreptul dvs. de a obtine din  partea Operatorului o confirmare ca acesta prelucreaza sau nu datele dvs. cu caracter personal si, in caz afirmativ, acces la datele respective si la informatiile aferente, potrivit legii;
• Dreptul la rectificare (art. 16 din Regulament): dreptul dvs. de a obtine de la Operator, fara intarzieri nejustificate, rectificarea si/sau completarea datelor cu caracter personal inexacte, respectiv incomplete;
• Dreptul la stergerea datelor („dreptul de a fi uitat”): dreptul dvs. de a obtine din partea Operatorului stergerea datelor cu caracter personal care va privesc, fara intarzieri nejustificate, in situatiile expres prevazute de lege (art. 17 alin. 1 din Regulament); datele pot fi sterse daca se aplica vreunul dintre urmatoarele cazuri:

  (i) datele nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate; (ii) va opuneti prelucrarii datelor care va privesc si nu exista motive legitime care sa prevaleze in ceea ce priveste prelucrarea; (iii) datele au fost prelucrate ilegal; (iv) datele trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care revine Operatorului; (v) prelucrarea datelor nu este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta si/sau (vi) in alte cazuri prevazute de lege, in conditiile, limitele si cu respectarea exceptiilor prevazute de lege.

• Dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor (art. 18 din Regulament): dreptul dvs. de a obtine din partea Operatorului restrictionarea prelucrarii, in urmatoarele conditii:

  i) daca contestati exactitatea datelor dvs. personale care sunt in posesia Operatorului (restrictionarea va avea efect pentru o perioada care ne va permite sa verificam exactitatea datelor respective); (ii) daca prelucrarea este ilegala dar dvs. nu doriti stergerea datelor cu caracter personal, solicitand doar restrictionarea utilizarii acestora; (iii) Operatorul nu mai are nevoie de datele respective in scopul prelucrarii acestora, dar dvs. ni le solicitati pentru valorificarea unui drept in instanta; (iv) daca va opuneti prelucrarii datelor, restrictionarea va avea efect pe durata necesara sa verificam daca drepturile Operatorului prevaleaza asupra drepturilor dvs. 

• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 din Regulament): dreptul dvs. de a primi datele cu caracter personal pe care ni le-ati furnizat, pe care le prelucram pentru intermedierea asigurarii si pe care le conservam intr-un format electronic; aveti dreptul de a primi aceste date intr-un format structurat, utilizat in mod obisnuit si care poate fi citit in mod automat; datele astfel primite pot fi conservate de dvs., pot fi transmise altui prestator de servicii sau, in urma solicitarii dvs., le putem transmite noi catre prestatorul de servicii pe care ni-l veti indica, daca acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.
• Dreptul de opozitie (art. 21 din Regulament): dreptul dvs. de a va opune in orice moment prelucrarii datelor dvs. personale, din motive legate de situatia dvs. particulara; Operatorul nu va mai prelucra datele dvs., cu exceptia cazului in care demonstreaza ca are motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor dvs. sau ca scopul prelucrarii este valorificarea unui drept in instanta.
• Dreptul de retragere a consimtamantului: dreptul Persoanei Vizate de a-si retrage in orice moment consimtamantul acordat, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia.

Plangeri/solicitari in legatura cu prelucrarea datelor personale

In vederea exercitarii drepturilor mai sus mentionate, va puteti adresa cu o cerere scrisa, datata si

semnata olograf, la urmatoarea adresa de e-mail: dpo@btbroker.ro sau la sediul Operatorului. Vom raspunde acestor solicitari fara intarzieri nejustificate si, in orice caz, in cel mult o luna de la primirea cererii. In cazul in care este vorba de cereri complexe sau foarte numeroase, acest termen  se poate prelungi cu doua luni. In acest caz, va informam cu privire la o astfel de prelungire, in termen de o luna de la primirea cererii, prezentand si motivele intarzierii. Ne rezervam dreptul de a stabili o taxa in cazul cererilor repetate, conform Regulamentului.

In cazul in care va comunicam decizia de a nu lua masuri in legatura cu cererea dvs. sau daca raspunsul primit nu este satisfacator, aveti dreptul de a depune o plangere:

• fie la Autoritatea de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, cu sediul in B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, sub forma unei adrese scrise, la sediul institutiei sau prin e-mail la adresa anspdcp@dataprotection.ro
• fie la instanta competenta