Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Notă de informare, în contextul distribuției de asigurări către persoane juridice

BT Broker de Asigurare S.R.L. (cu sediul in Bucuresti, sector 1, Sos. Bucuresti- Ploiesti nr. 19-21, et. 2, cam 118, autorizat de Comisia de Supraveghere a Asigurarilor - actuala Autoritatea de Supraveghere Financiara- conform autorizatiei CSA nr. 3941/2004, CUI 16741957, capital social integral varsat 150.000 RON, inregistrat sub nr. J40/14402/2004 la Registrul Comertului si sub nr. RBK- 239 din 20.10.2004 in Registrul intermediarilor, ce poate fi verificata pe adresa de web www.asfromania.ro, e-mail: dpo@btbroker.ro , telefon: 0212044450), potrivit prevederilor Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (denumit in continuare “Regulament”), va oferim mai jos informatiile cu privire la prelucrarea de catre subscrisa, in calitate de Operator, a unor date cu caracter personal in contextul prestarii serviciilor de distributie asigurari catre dvs., in calitate de potential client/client (enitate cu personalitate juridica).

Categorii de Persoane Vizate (persoane aflate in legatura cu societatea dvs.)

• (i) reprezentanti legali/conventionali; (ii) administratori/ directori generali/directori executivi; 
• (iii) persoane de contact; 
• (iv) asociati /actionari directi sau indirecti; 
• (v) beneficiari reali ai tranzactiei dintre Operator si societatea dvs. (in sensul Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative – “Legea 129/2019”); (vi) persoana desemnata drept sofer al vehiculului finantat, daca este cazul.

Categoriile de date cu caracter personal

• Pentru beneficiarii reali (potrivit Legii 129/2019) ai contractului de asigurare: (i) nume, prenume, natura relatiei care a generat calificarea in aceasta calitate, data si locul nasterii, cetatenia, tara in care locuieste, adresa de domiciliu si de resedinta; (ii) CNP sau NIF, dupa caz, seria si numar CI/BI/pasaport; (iii) date de contact (adresa de corespondenta, telefon fix/mobil, fax, e-mail); (iv) natura activitatii pe care o desfasoara /ocupatia, ; (v) calitatea de persoana expusa public/membru al familiei ori asociat apropiat al unei persoane expuse publicfunctia publica importanta detinuta si tara de rezidenta fiscala (vi) datele privind sanctiuni internationale potrivit listelor publicate de institutiile/autoritatile la nivel european si international, daca este cazul
• Pentru asociati /actionari directi / indirecti ai societatii dvs.: (i) nume, prenume, data si  locul nasterii, cetatenia, adresa la care locuieste si identificarea regimului juridic al acesteia ( domiciliu / resedinta/ alt tip); (ii) CNP sau NIF, dupa caz, seria si numar CI/BI/pasaport, alte date din actul de identitate; (iii) date de contact (adresa de corespondenta, telefon fix/mobil, fax, e-mail); (iv) calitatea de persoana expusa public/membru al familiei ori asociat apropiat al unei persoane expuse public functia publica importanta detinuta si tara de rezidenta fiscala; (v) participatiile la capitalul social al entitatilor din grupul de societati din care face parte; (vi) datele privind sanctiuni internationale potrivit listelor publicate de institutiile/autoritatile la nivel european si international, daca este cazul; (vii) semnatura.
• Pentru reprezentanti legali/conventionali/ administratori/ directori generali/directori executivi/persoane de contact ai societatii dvs.: (i) nume, prenume, data si locul nasterii, cetatenia, adresa  la care locuieste si identificarea regimului juridic al acesteia (domiciliu/ resedinta/alt tip); (ii) CNP sau NIF, dupa caz, seria si numar CI/BI/pasaport; (iii) date de contact (adresa de corespondenta, telefon fix/mobil, fax, e-mail); (iv) calitatea de persoana expusa public/membru al familiei ori asociat apropiat al unei persoane expuse public, functia publica importanta detinuta si tara de rezidenta fiscala; (v) datele privind sanctiuni internationale potrivit listelor publicate de institutiile/autoritatile la nivel european si international, daca este cazul; (vi) semnatura; (vii) fotografie fata/verso a actului de identitate; (viii) adresa IP a echipamentului cu care se acceseaza aplicatia/softul de semnare (in cazul semnarii documentelor in format electronic); (ix) imaginea si vocea (inregistrare video si audio in cadrul procedurii de identificare electronica in cazul semnarii documentelor in format electronic); (ix) functia detinuta in cadrul companiei.
• Pentru persoana desemnata de societatea dvs. conducator al vehiculului finantat: (i) nume  si prenume;
• Pentru verificarea identitatii reprezentantului societatii, desemnat sa semneze mandatul de brokeraj si/sau sa reprezinte societatea in relatie cu Operatorul, solicitam si copia unui document de identitate, pentru a demonstra ca am efectuat legitimarea in scopul indeplinirii obligatiilor legale privind cunoasterea clientelei / prevenirea si combaterea spalarii banilor si a finantarii terorismului/ in scopuri fiscale / in alte scopuri prevazute de lege.

Datele cu caracter personal sunt obtinute de la potentialul client/client (prin formularul de analiza a cerintelor si necesitatilor clientilor -DNT, mandatul de brokeraj, alte documente contractuale, prin intermediul solicitarilor/comunicarilor transmise Operatorului), precum si din alte surse utilizate in procedura de cunoastere a clientelei si analiza risc: registre publice, Oficiul National al Registrului Comertului, alte entitati financiare, internet. 

Datele colectate indirect (precum datele furnizate privind beneficiarul real, reprezentanti, etc. ai potentialului client/clientului) raman confidentiale potrivit dispozitiilor legale privind prevenirea spalarii banilor.

Scopul si temeiul juridic ale prelucrarii datelor

A.  Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. a din Regulament (consimtamantul dvs.), daca va veti exprima acest consimtamant prin intermediul documentatiei contractuale, pentru urmatoarele scopuri:

• transmiterea de  comunicari comerciale privind  proceduri, promotii, oferte despre orice servicii, produse ale Operatorului/entitatilor din grup cu Operatorul/partenerilor acestora, la datele de contact furnizate (e-mail/ fax/posta/telefon/cont client disponibil on-line) in acest scop, in mod expres.

B. Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe intemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulament

Sursa datelor

B. Efectuarea de demersuri in vederea emiterii ofertelor de asigurare solicitate, incheierii mandatului de brokeraj si, ulterior, pe executarea mandatului de brokeraj), pentru urmatoarele scopuri:

• acordarea de consultanta in asigurari
• reprezentarea in relatie cu asiguratorii in scopul intermedierii, negocierii, obtinerii de oferte de asigurare;
• emiterea ofertelor de asigurare;
• incheierea contractelor de asigurare si efectuarea modificarilor aferente;
• obtinerea certificatului calificat necesar aplicarii semnaturii electronice calificate (in situatia in care documentele contractuale sunt incheiate in forma electronica),
• efectuarea inspectiilor de risc;
• emiterea facturilor si deconturilor;
• asigurarea de asistenta inainte si pe durata derularii contractelor de asigurare;
• asigurarea de asistenta in legatura cu regularizarea daunelor;
• monitorizarea platilor;
• demararea si derularea procedurilor aferente dosarelor de dauna;
• precum si alte scopuri legate de indeplinirea obligatiilor si exercitarea drepturilor derivate din emiterea ofertelor de asigurare/intermedierea asigurarii solicitate.

C. Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament (indeplinirea unei obligatii legale) care ii revine Operatorului, pentru urmatoarele  scopuri:

• evaluarea cerintelor si necesitatilor potentialului client privind contractarea unui produs de asigurare (potrivit Legii nr. 236/2018 privind distributia de asigurari);
• raportari catre institutiile de stat, cum ar fi Autoritatea de Supraveghere Financiara, Agentia Nationala de Administrare Fiscala, Autoritatea Nationala pentru Protectia Consumatorilor, Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, Oficiul National de Combatere si Prevenire a Spalarii Banilor (ONPCSB), etc.;
• tinerea contabilitatii (Legea contabilitatii nr. 82/1991);
• realizarea raportarilor in cadrul grupului de entitati din care face parte Operatorul („Grupul BT”), pentru organizarea supravegherii pe baza consolidata si in scopul prevenirii si combaterii spalarii banilor si a finantarii terorismului (Legea 129/2019);
• administrarea solicitarilor si reclamatiilor (Norma nr.24/2014 privind procedura de soluţionare a petiţiilor referitoare la activitatea asigurătorilor şi brokerilor de asigurare;
• evaluarea si monitorizarea riscurilor operationale generate de sistemele informatice (Norma ASF nr. 4/2018 privind gestionarea riscurilor operaționale generate de sistemele informatice utilizate de entitățile autorizate/avizate/înregistrate, reglementate și/sau supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară);
• alte obligatii legale prevazute in mod expres de legislatia aplicabila.

CI. Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. e din Regulament (indeplinirea de catre Operator a unei sarcini care  serveste  unui  interes  public  -  Legea  129/2019),  pentru urmatoarele scopuri:

• datele sunt prelucrate in scopul indeplinirii de catre Operator a masurilor prevazute de lege pentru prevenirea spalarii banilor si finantarii terorismului (potrivit Legii 129/2019, Ordinului nr. 24/2008 pentru punerea în aplicare a Normelor privind prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării actelor de terorism prin intermediul pieței asigurărilor; OUG nr. 202/2008 privind punerea in aplicare a sanctiunilor internatiomale, Ordinului nr. 13/2009 pentru punerea în aplicare a Normelor privind procedura de supraveghere, în domeniul asigurărilor, a aplicării sancțiunilor internaționale, etc.).

CII. Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. f din   Regulament (asigurarea unor interese legitime urmarite  de Operator sau de o parte terta ),  pentru  urmatoarele  scopuri:

• realizarea altor raportari in cadrul in cadrul Grupului BT, inclusiv pentru realizarea unui proces eficient de management al riscurilor la nivel de Grup si de gestionare si monitorizare a clientilor grupului BT
• aducerea la indeplinire a unor contracte la care Operatorul este parte si care au legatura cu activitatea desfasurata de Operator, cum ar fi: (i) contracte de colaborare cu societatile de asigurare, (ii) contracte cu asistentii si asistentii auxiliari;
• realizarea de statistici privind diverse aspecte ale activitatii Operatorului;
• conservarea dreptului la aparare al Operatorului.

Obligatia de a furniza datele cu caracter personal

Furnizarea datelor este necesara intrucat, in lipsa acestora nu ne putem indeplini sarcinile care servesc unui interes public sau obligatiile legale (de ex. cele privind cunoasterea clientilor, evaluarea cerintelor si necesitatilor acestora, etc.) in legatura cu distribuirea unui produs de asigurare. In lipsa informatiilor solicitate nu vom putea prezenta un produs de asigurare sau incheia si executa mandatul de brokeraj.

Ulterior, este necesar ca aceste date sa fie pastrate si actualizate potrivit prevederilor legale din domeniul prevenirii si combaterii spalarii banilor si finantarii terorismului si din domeniul contabilitatii.

Furnizarea datelor de contact in scopul transmiterii de comunicari comerciale nu este obligatorie, iar un eventual refuz nu impiedica incheierea si/sau executarea unui mandat de brokeraj.

In ceea ce priveste prelucrarile datelor personale in cadrul activitatilor desfasurate pentru asigurarea unor interese legitime ale Operatorului sau ale unui tert, Persoana Vizata se  poate  opune  respectivelor  prelucrari, din motive legate de o situatie particulara in care se afla, caz in care nu vom mai desfasura respectivele activitati de prelucrare. 

Prin exceptie, vom prelucra in continuare datele personale in cazul in care demonstram ca avem motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor Persoanei Vizate. Admiterea solicitarii de opozitie nu are efect asupra continuarii raportului de asigurare.

Categorii de destinatari (persoane fizice/ juridice/ alte organisme carora le pot fi divulgate datele personale, pentru scopurile mentionate mai sus)

• reprezentantii  sau mostenitorii Persoanelor Vizate;
• asiguratori, asistenti si asistenti auxiliari;
• persoane desemnate ca asigurati si/sau beneficiari ai asigurarii;
• BT Leasing Transilvania IFN S.A. (in special atunci cand aceasta are calitatea de beneficiar al asigurarii solicitate de dvs.) si alte companii apartinand Grupului BT, in toate cazurile in care transmiterea datelor personale este necesara pentru indeplinirea obligatiilor legale (raportare tranzactii suspecte, supraveghere consolidata la nivel de grup) sau pentru asigurarea intereselor legitime ale Operatorului sau ale unei terte parti;
• catre instante de judecata, organe de cercetare penala in vederea indeplinii atributiilor legale de catre acestia;
• catre ONPCSB/ autoritatilor fiscale/celor cu rol de supraveghere si control in domeniul asigurarilor/ altor entitati carora datele trebuie sa le fie transmise in vederea indeplinirii unei obligatii legale;
• diversi prestatori de servicii (cum ar fi: prestatori servicii IT, servicii de arhivare, tipografie, curieri) si alti parteneri contractuali implicati in emiterea ofertelor de asigurare si/sau in intermedierea asigurarii, dupa caz;
• furnizorul certificatului calificat in baza caruia este asigurata semnatura electronica calificata, in situatia in care potentialul client a optat pentru semnarea documentelor contractuale in forma electronica;
• alte societati de servicii/alte persoane utilizate pentru administrarea relatiilor contractuale cu clientii (de exemplu consultanti, contabili, avocati, etc.).

Datele transmise vor fi adecvate, pertinente si neexcesive prin raportare la scopul in care au fost colectate  si care permite transmiterea catre un anumit destinatar.

Destinatarii mentionati mai sus sunt entitati/persoane cu sedii in Romania si/sau in Uniunea  Europeana.

Transferul datelor catre destinatari cu sediul in afara Uniunii Europene/Spatiului Economic European

Nu transmitem date cu caracter personal in afara UE/SEE.

Orice eventual transfer catre destinatari cu sediul in afara Uniunii Europene/Spatiului Economic European, va fi adus la cunostinta societatii dvs. si va fi guvernat de prevederile Regulamentului, urmand sa se aplice garantiile prevazute de acesta (decizie a unei autoritati competente privind caracterul adecvat al nivelului de protectie din statul tert, reguli corporatiste obligatorii, clauze stadard de protectie a datelor, etc.).

Perioada de stocare a datelor personale

Vom stoca datele personale ale Persoanelor Vizate pe intreaga durata a mandatului de brokeraj/contractului de asigurare, dupa caz, dar si dupa incetarea acestora, pe perioada de pastrare prevazuta de lege si/sau in nomenclatorul arhivistic al societatii avizat de Arhivele Nationale ale Romaniei.

In situatia in care societatea dvs. nu a optat pentru nicio oferta de asigurare, datele personale vor fi pastrate 3 (trei) ani, in vederea conservarii dreptului nostru la aparare.

Datele furnizate in scopul transmiterii de comunicari comerciale vor fi pastrate pana la retragerea consimtamantului dvs., la care se adauga o perioada de 3 ani de arhivare in scopul conservarii dreptului la aparare al Operatorului.

Drepturile Persoanelor Vizate in legatura cu datele personale

• Dreptul de acces la date (art. 15 alin. 1 din Regulament): dreptul Persoanei Vizate de a obtine din partea Operatorului o confirmare ca acesta prelucreaza sau nu datele Persoanei Vizate cu caracter personal si, in caz afirmativ, acces la datele respective si la informatiile aferente, potrivit legii;
• Dreptul la rectificare (art. 16 din Regulament): dreptul Persoanei Vizate de a obtine de la Operator, fara intarzieri nejustificate, rectificarea si/sau completarea datelor cu caracter personal inexacte, respectiv incomplete;
• Dreptul la stergerea datelor („dreptul de a fi uitat”): dreptul Persoanei Vizate de a obtine din partea Operatorului stergerea datelor cu caracter personal care o privesc, fara intarzieri nejustificate, in situatiile expres prevazute de lege (art. 17 alin. 1 din Regulament); datele pot fi sterse daca se aplica vreunul dintre urmatoarele cazuri:
• datele nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau  prelucrate;
• Persoana Vizata se opune prelucrarii datelor care o privesc si nu exista motive legitime care sa prevaleze in ceea ce priveste prelucrarea; (iii) datele au fost prelucrate ilegal; (iv) datele trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care revine Operatorului; (v) prelucrarea datelor nu este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta si/sau in alte cazuri prevazute de lege, in conditiile, limitele si cu respectarea exceptiilor prevazute de lege.
• Dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor (art. 18 din Regulament): dreptul Persoanei Vizate de a obtine din partea Operatorului restrictionarea prelucrarii, in urmatoarele conditii:

  (i) daca Persoana Vizata contesta exactitatea datelor cu character personal care sunt in posesia Operatorului (restrictionarea va avea efect pentru o perioada care ne va permite sa verificam exactitatea datelor respective); (ii) daca prelucrarea este ilegala dar Persoana Vizata nu doreste stergerea datelor cu caracter personal, solicitand doar restrictionarea utilizarii acestora; (iii) Operatorul nu mai are nevoie de datele respective in scopul prelucrarii acestora, dar Persoana Vizata ni le solicita pentru valorificarea unui drept in instanta; (iv) daca Persoana Vizata se opune prelucrarii datelor, restrictionarea va avea efect pe durata necesara sa verificam daca drepturile  Operatorului prevaleaza asupra drepturilor Persoanei Vizate.

• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 din Regulament): dreptul Persoanei Vizate de a primi datele cu caracter personal pe care ni le-a furnizat, pe care le prelucram pentru intermedierea contractului de asigurare si pe care le conservam intr-un format electronic; aveti dreptul de a primi aceste date intr-un format structurat, utilizat in mod obisnuit si care poate fi citit in mod automat; datele astfel primite pot fi conservate de Persoana Vizata, pot fi transmise altui prestator de servicii sau, in urma solicitarii Persoanei Vizate, le putem transmite noi catre prestatorul de servicii indicat de Persoana Vizata, daca acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.
• Dreptul de opozitie (art. 21 din Regulament): dreptul Persoanei Vizate de a va opune in orice moment  prelucrarii  datelor  personale,  din  motive  legate  de  situatia  particulara  a  Persoanei      Vizate; Operatorul nu va prelucra datele Persoanei Vizate, cu exceptia cazului in care demonstreaza ca aremotive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor Persoanei Vizate sau ca scopul prelucrarii este valorificarea unui drept in instanta.
• Dreptul de retragere a consimtamantului: dreptul Persoanei Vizate de a-si retrage in orice moment consimtamantul acordat, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia.

Plangeri/solicitari in legatura cu prelucrarea datelor personale

In vederea exercitarii drepturilor mai sus mentionate, Persoana Vizata se poate adresa cu o cerere scrisa, datata si semnata olograf, la urmatoarea adresa de e-mail: dpo@btbroker.rosau la sediul Operatorului. 

Vom raspunde acestor solicitari fara intarzieri nejustificate si, in orice caz, in cel mult o luna de la primirea cererii. In cazul in care este vorba de cereri complexe sau foarte numeroase primite de la aceeasi Persoana Vizata, acest termen se poate prelungi cu doua luni. 

In acest caz, vom informa Persoana Vizata cu privire la o astfel de prelungire, in termen de o luna de la primirea cererii, prezentand si motivele intarzierii. Ne rezervam dreptul de a stabili o taxa in cazul cererilor repetate conform Regulamentului.

In cazul in care comunicam decizia de a nu lua masuri in legatura cu cererea Persoanei Vizate sau daca raspunsul nostru nu este satisfacator, Persoana Vizata are dreptul de a depune o plangere:

• fie la Autoritatea de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, cu sediul in B-dul G-  ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, sub forma unei adrese scrise, la sediul institutiei sau prin e-mail la adresa anspdcp@dataprotection.ro;
• fie la instanta competenta.