Politica de confidentialitate

 

 

Politica BT LEASING TRANSILVANIA IFN S.A.

 privind prelucrarea si protectia datelor cu caracter personal

 

 

I.                     INFORMATII DESPRE OPERATOR SI DESPRE RESPONSABILUL CU PROTECTIA

DATELOR:

 

BT LEASING TRANSILVANIA IFN S.A. este o institutie financiara nebancara, persoana juridica romana cu sediul social in Romania, jud. Cluj, Mun. Cluj-Napoca, str. C. Brancusi, nr. 74-76, et. 1, jud. Cluj, parte (subsidiara) a Grupului Financiar Banca Transilvania (denumit in continuare Grupul BT), care desfasoara activitati de finantare in sistem leasing financiar, produse ce se adreseaza atat persoanelor fizice cat si juridice.

BT LEASING TRANSILVANIA IFN S.A., este inscrisa in Registrul de evidenta a operatorilor de date cu caracter personal cu numarul 36832.

 

Pagina oficiala de internet a BTL este: www.btleasing.ro (website BTL), iar adresa de email este: office@btleasing.ro

 

In cadrul BT LEASING TRANSILVANIA IFN S.A.(denumita in continuare “BTL” sau “BT Leasing”) ne preocupam constant ca datele cu caracter personal ale tuturor persoanelor cu care interactionam – clienti, vizitatori, furnizori de servicii/colaboratori – (denumite in continuare “persoane vizate”) sa fie prelucrate in conformitate cu dispozitiile legale aplicabile, inclusiv cu cele ale Regulamentului UE 679/2016 – Regulamentul General privind Protectia Datelor, la cele mai inalte standarde de securitate si confidentialitate. 

Pentru a ne indruma si sustine in activitatea noastra in domeniul prelucrarii si protectiei datelor cu caracter personal, am numit un responsabil cu protectia datelor (data protection officer sau DPO), care poate fi contactat de orice persoana in legatura cu orice aspecte legate de modul in care BTL prelucreaza aceste date, prin transmiterea unei sesizari/reclamatii la adresa:

 

BT LEASING TRANSILVANIA IFN S.A., cu sediul in Cluj-Napoca, str. C. Brancusi, nr. 74-76, et. 1, jud. Cluj  cu mențiunea “în atenția responsabilului cu protecția datelor cu caracter personal” sau a unui mesaj transmis direct Ofiterului de Protectie a Datelor, la adresa de posta electronica:           dpo@btrl.ro

 

In cele ce urmeaza, va prezentam politica noastra in acest domeniu foarte important pentru orice persoana fizica, pe care ne angajam sa o revizuim la anumite intervale de timp, in vederea imbunatatirii ei continue.

Va vom explica in prezenta politica ce date cu caracter personal prelucram de la persoanele cu care interactionam in cadrul activitatii noastre, in ce modalitati, in ce scopuri le utilizam, catre cine le dezvaluim sau le transferam, in ce fel asiguram securitatea lor, precum si care sunt drepturile pe care le aveti in legatura cu datele dumneavoastra cu caracter personal si cum puteti sa vi le exercitati.

 

II.                   CE SUNT DATELE CU CARACTER PERSONAL SI CE ASTFEL DE DATE PRELUCREAZA BT LEASING?

 

Datele cu caracter personal sunt orice informatii referitoare la o persoana fizica identificata sau identificabila. O persoana identificabila este acea persoana care poate fi identificata, direct sau indirect.

In cadrul activitatii, BTL prelucreaza urmatoarele categorii de date cu caracter personal:

 

    ·       Date de identificare necesare prelucrarii cererii de finantare, identificarii si cunoasterii clientului, gestionarii contractului si garantiilor (datele din documentul de identitate, inclusiv CNP), date de contact (adresa, telefon, email, fax), date financiare necesare analizei bonitatii si eligibilitatii (venituri, cheltuieli, obligatii de plata, alte angajamente, proprietati detinute, depozite, cont bancar), date despre vechimea si locul de munca, date care reflecta, dupa caz, calitatea de persoana expusa politic, de beneficiar real, de membru a unui grup, de persoana aflata in relatii speciale si despre care s-a luat cunostinta, prin formularele si cererea de finantare, necesar a fi prelucrate in cadrul etapei de analiza a cererii de finantare pentru incheierea si derularea contractului;    
    ·       Datele mentionate in actul constitutiv, pentru asociatii, actionarii, titularii si administratorii persoanei juridice (nume si prenume, data si locul nasterii, domiciliul, serie si numar document identitate, CNP, cetatenia, functia, calitatea, procent detineri in societate, limite mandat, semnatura, telefon, email);    
    ·       Datele mentionate in actul de identitate pentru reprezentantii legali sau desemnati sa semneze contractele de leasing si garantii cu BTL (nume si prenume, data si locul nasterii, domiciliul si dupa caz resedinta, cetatenia, serie si numar document identitate, CNP), calitatea in societate, eventuale detineri, limite mandat, semnatura, numar telefon, fax, adresa email;    
    ·       Datele de identificare din actul de identitate (nume si prenume, data si locul nasterii, domiciliul, serie si numar document identitate, CNP), semnatura, telefon, email, pentru garanti avalisti, garanti ipotecari, alti garanti persoane fizice;    
    ·       Dupa caz, date despre activul imobiliar sau mobiliar detinut de garantul ipotecar (date despre proprietar, date despre bun, sarcini, servituti, dezmembraminte, alti titulari de drepturi reale sau personale asupra bunului);    
    ·       Date mentionate in mandatul de reprezentare, hotarari AGA sau CA (nume si prenume si semnatura actionari, asociati, nume si prenume, data si locul nasterii, domiciliul, serie si numar document identitate, CNP pentru reprezentant, limite mandat);    
    ·       Date despre beneficiarul real (nume si prenume, calitate si detineri in societati, participare la beneficii si pierderi, domiciliu si dupa caz resedinta, cetatenia, data nasterii, locul nasterii, document identitate, CNP, functie, telefon, fax, mail, ocupatia, functia publica);    
    ·       Date despre expunerea politica (nume si prenume, data si locul nasterii, domiciliul, serie si numar document identitate, CNP, poza, functia, calitatea, date despre membri familiei);    
    ·       Date despre relatia speciala cu Grupul BT sau cu BTL (nume si prenume, data si locul nasterii, domiciliul, serie si numar document identitate, CNP, poza, date despre relatia speciala, calitate, functie, situatia personala, date despre membri de familie);    
    ·       Date referitoare la mandat drepturi semnatura in banca – fisa specimen semnaturi (nume si prenume, functie, data nasterii, CNP, functie, calitate, cont bancar, limite mandat pe cont, semnatura specimen, email, telefon);    
    ·       Date ca: nume si prenume, functie, calitate, telefon, email, pentru persoane reprezentanti desemnati sa primeasca corespondenta in legatura cu contractul de leasing;    
    ·       Date despre clienti furnizori sau reprezentanti ai clientilor furnizori (calitatea in societatenume, prenume, functie, telefon, email);    
    ·       Orice alte informatii care sunt necesare desfasurarii activitatilor BTL in scopurile expuse mai jos;    

 

Este important sa stiti ca institutiile financiare nebancare au obligatia sa identifice pe baza de risc si de documente de identitate toti clientii noi, precum si clientii sau reprezentantii clientilor, la stabilirea sau pe durata unei relatii de afaceri sau pentru tranzactii ocazionale.

BTL nu colecteaza de la clienti date sensibile privind sanatatea, etnia sau credintele religioase si nici date despre minori, cu exceptia cazului in care minorul face parte din structura unei persoane juridice.

 

III.                 CE INSEAMNA PRELUCRAREA DE DATE CU CARACTER PERSONAL?

Prelucrarea datelor cu caracter personal inseamna operatiuni precum: colectarea, inregistrarea, organizarea, stocarea, modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, transmiterea, combinarea, blocarea, restrictionarea, stergerea, distrugerea, arhivarea datelor cu caracter personal.

Cu privire la prelucrarea Datelor Personale, BTL aplica masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru a proteja aceste date impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, precum si impotriva oricarei alte forme de prelucrare ilegala. Datele Personale sunt prelucrate in mod individual, conform scopurilor determinate si temeiurilor ce justifica prelucrarea si cu respectarea principiilor legalitatii, echitabilitatii, transparentei, minimizarii si in conditii de siguranta si confidentialitate.

 

IV.                 CINE SUNT PERSOANELE ALE CAROR DATE CU CARACTER PERSONAL SUNT PRELUCRATE?

 

Persoanele fizice ale caror date cu caracter personal sunt prelucrate poarta denumirea de „Persoane vizate”.

BTL prelucreaza date cu caracter personal ale clientilor si garantilor, precum si ale persoanelor ale caror date sunt furnizate de catre client in vederea aplicarii pentru si obtinerii unei finantari in sistem leasing financiar (spre exemplu: sot, sotie, copil major, beneficiarul real, persoane fizice ale caror date sunt prevazute in documentele puse la dispozitie de catre clienti, etc.).

In cazul in care Clientul este cel care furnizeaza BTL informatii despre alte persoane, acesta are obligatia de a informa respectivele persoane vizate cu privire la continutul prezentului capitol referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal.

BTL prelucreaza datele cu caracter personal ale colaboratorilor, parteneri contractuali, prestatorilor de servicii, persoane imputernicite.

BTL prelucreaza datele cu caracter personal ale angajatilor, politica privind aceste date fiind cuprinsa intr-un document distinct.

De asemenea, datele cu caracter personal ale oricarei persoane fizice ce adreseaza BTL o solicitare/cerere/petitie/reclamatie vor fi prelucrate in scopul analizarii acesteia, formularii si transmiterii raspunsului. 

In acest context, persoanele vizate vor fi urmatoarele:

 

    ·       clienti persoane fizice, intreprinderi individuale, PFA, profesii liberale (contabili, medici, notari, avocati etc);    
    ·       reprezentantii legali  ai persoanelor juridice (SRL, SA, SNC, SCA, SPRL, SCPA), ASOCIATII SI FUNDATII, UAT, REGII AUTONOME, CULTE – asociati, actionari, administratori, membri ai formelor de conducere etc;    
    ·       terti garanti – fidejusori, persoane fizice sau reprezentanti ai persoanelor  juridice garante;    
    ·       clienti garanti, altii decat fidejusorii (avalisti, garanti ipotecari, cedenti sau debitori cedati, garanti cu depozit cash colateral, etc)    
    ·       beneficiari reali ai clientilor persoane juridice;    
    ·       clienti furnizori persoane fizice, clienti alesi de utilizatori sau de la care achizitionam diverse produse sau servicii;    
    ·       reprezentanti ai furnizorilor persoanelor juridice;    
    ·       evaluatori externi ai garantiilor prezentate de clienti;    
    ·       persoane fizice implicate in activitatea persoanelor juridice, altele decat reprezentantii legali sau imputernicitii, desemnate sa primeasca facturi, corespondenta BTL si alte informari;    
    ·       prestatori de servicii persoane fizice sau reprezentanti ai persoanelor juridice;    
    ·       brokeri persoane fizice;    
    ·       clienti cumparatori, persoane fizice sau reprezentanti ai persoanelor juridice care achizitioneaza bunuri din parcul propriu, etc;    
    ·       persoane care aplica pentru posturi disponibile in societate;    
    ·       personal BTRA pentru care se achita comisioane;    
    ·       clienti tombola concurs;    
    ·       persoane pentru care se elibereaza imputerniciri pentru prestarea unor servicii la cererea clientilor/ garantilor pentru efectuarea unor demersuri;    
    ·       cei care adreseaza BTL o solicitare/cerere/petitie/reclamatie;    
    ·       clienti si reprezentanti pentru care se elibereaza acorduri de sublease, subinchiriere;    
    ·       orice alte persoane care interactioneaza cu BTL, direct sau on-line.    
    ·       orice alte persoane, ale caror date cu caracter personal de orice natura le-am aflat indirect, de regula din surse mentionate in cadrul capitolului V al prezentei politici    

 

V.                   MODURILE IN CARE BT LEASING OBTINE DATELE CU CARACTER PERSONAL

Datele cu caracter personal le obtinem, de regula, direct de la persoanele vizate, in diverse ocazii si modalitati:

 

    ·       la momentul stabilirii si pe parcursul derularii relatiei de afaceri cu BTL, prin completarea de formulare sau depunerea de inscrisuri sau in orice alte modalitati;    
    ·       prin completarea unor formulare disponibile pe website-ul BTL sau a altor entitati din Grup;    
    ·       cand ni se solicita informatii, receptionam sesizari/reclamatii letric sau pe adresa de posta electronica a BTL precum si prin website;    
    ·       cand se aplica pentru posturi disponibile in societate (ex: receptionarea de CV-uri pe adrese de posta electronica ale BTL, la sediul social);    
    ·       prin inscrierea/ participarea la diverse concursuri/campanii organizate de BTL.     

Indirect, putem afla date cu caracter personal ale persoanelor vizate de la/prin:

 

    ·       autoritati si institutii publice sau de interes public, banci, avocati, notari, executori judecatoresti, experti sau alte persoane care ne transmit sesizari/cereri;    
    ·       imputerniciti ai persoanelor vizate in vederea deschiderii/derularii relatiei de afaceri cu BTL;    
    ·       consultarea unor baze de date publice sau private, direct sau prin intermediul unor terti furnizori, cum ar fi, fara a ne limita,  Oficiul National al Registrului Comertului, Centrala Riscului de Credit, portalul instantelor de judecata din Romania administrat de Ministerul Justitiei, Buletinul Procedurilor de Insolventa;    
    ·       alte entitati din Grupul BT, cu care persoanele vizate intra in relatii contractuale;    
    ·       colaboratori ai societatii, care colecteaza in numele acesteia date ale persoanelor care doresc sa fie contactate de BTL pentru prezentarea unor produse/servicii de care acestea sunt interesate;    
    ·       utilizarea de catre persoanele vizate a website-ului BTL.    

 

VI.                 TEMEIURILE PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

BTL prelucreaza date cu caracter personal:

 

    ·       in temeiul obligatiilor legale ce-i revin raportat la calitatea de institutie financiara nebancara si la obiectul de activitate;    
    ·       in temeiul incheierii, derularii si executarii unui contract in care persoana vizata este parte;    
    ·       in temeiul unui interes legitim;    
    ·       in temeiul consimtamantului, atunci cand acesta este exprimat de persoana vizata;    

 

VII.         SCOPUL PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

 

BTL prelucreaza datele cu caracter personal in urmatoarele scopuri:

 

A.    In scopul conformarii la dispozitiile legale aplicabile domeniului de activitate, dintre care amintim:

 

·       dispozitiile Regulamentului BNR nr. 9/2008 privind cunoasterea clientelei in scopul prevenirii si combaterii spalarii banilor, ale Legii 656/2002 privind prevenirea si combatarea spalarii banilor si finantarii terorismului si ale HG 594/2008 de aplicare a Legii 656/2002 privind combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului,;

·       cele din Regulamentul BNR 28/2009 privind supravegherea modului de punere in aplicare a sanctiunilor internationale;

·       Conformarea cu obligatiile legale prevazute de Legea 93/2009 in scopul respectarii cerintelor prudentiale de finantare;

·       cele referitoare la evaluarea eligibilitatii in vederea acordarii finantarii, cuprinse in Regulamentul BNR 20/2009 si Regulamentul BNR 17/2012;

·       cele ce se refera la pastrarea, depozitarea si arhivarea documentatiei contractuale, potrivit prevederilor legale;

·       Efectuarea auditului intern;

·       cele in legatura cu gestionarea relatiilor cu autoritatile publice sau cu alte persoane care presteaza un serviciu public (executori judecatoresti, notari, politie, instante judecatoresti, parchete, etc.).

 

B.    In scopul identificarii clientilor la initierea si stabilirea unei relatii de afaceri:

 

In temeiul obligatiei legale pe care BTL o are conform dispozitiilor Regulamentului BNR 9/2008 privind cunoasterea clientelei in scopul prevenirii si combaterii spalarii banilor, ale Legii 656/2002 privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului si ale HGR 594/2008 de aplicare a Legii 656/2002 privind combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, este necesar sa prelucram cel putin urmatoarele categorii de date cu caracter personal:         

 

nume, prenume, pseudonim (daca este cazul), data şi locul naşterii, codul numeric personal sau un alt element unic de identificare similar, domiciliul şi, dacă este cazul, adresa de corespondenta, numărul de telefon, fax, adresa de poştă electronică, după caz, cetăţenia, ocupaţia şi, după caz, numele angajatorului ori natura activităţii proprii, funcţia publică importantă deţinută, daca e cazul, numele beneficiarului real, dacă este cazul.

 

Aceleasi informatii sunt colectate si in cazul garantilor.

Verificarea datelor cu caracter personal prelucrate se va efectua in baza documentelor de identitate, dar si prin verificarea altor surse.

In temeiul acelorasi obligatii legale se colecteaza, daca este cazul, si datele de identitate ale beneficiarul real.

Efectuarea si retinerea copiei actului de identitate a tuturor acestor persoane este si ea o obligatie legala a BTL.

Identificarea clientului, reprezentantului legal sau beneficiarului real se face, potrivit legii, mai inainte de stabilirea relatiei de afaceri sau a tranzactiei ocazionale.

In cadrul procesului de cunoastere a clientelei, BTL are obligatia legala de a prelucra inclusiv informatii legate de calitatea de persoana expusa politic a clientilor cu care intra intr-o relatie de afaceri.

Exclusiv in acest scop, BTL va prelucra informatii ce pot intra in categoria opiniilor politice – date personale cu caracter special.

In baza obligatiilor legale din Regulamentul BNR 20/2009, OUG nr. 202/2008 privind punerea in aplicare sanctiunilor internationale si din Regulamentul BNR 28/2009 privind supravegherea modului de punere in aplicare a sanctiunilor internationale, BTL prelucreaza inclusiv date despre infractiuni si alte tipuri de sanctiuni, strict in aceste circumstante specifice.

BTL are obligatia de a se asigura ca toate aceste date sunt actualizate in evidentele sale pe tot parcursul derularii relatiei de afaceri cu clientii, sens in care va solicita Clientilor sa isi actualizeze datele furnizate la initierea relatiei de afaceri (contractul de leasing), ori de cate ori va fi necesar, putand chiar sa le actualizeze din proprie initiativa, din surse publice sau private sigure, accesate direct sau prin intermediul unor terti furnizori din surse externe, inclusiv din evidentele entitatilor Grupului BT.

 

C.    In scopul incheierii si derularii contractelor de leasing financiar:

 

Incheierea si derularea unui contract de leasing financiar cu o persoana fizica sau juridica presupune parcurgerea mai multor etape in cadrul carora se prelucreaza date cu caracter personal in temeiul obligatiilor legale ale BTL, al incheierii si executarii contractului de leasing.

In cadrul etapei de analiza a unei cereri de finantare datele personale ale solicitantului si ale garantului sunt prelucrate in evidentele BTL, dupa cum urmeaza:

 

1.Prelucrarea datelor personale cu ocazia analizei cererii de finantare

a. Temeiul legal si scopul  prelucrarii datelor personale

In scopul analizarii unei cereri de finantare formulate, in conformitate cu nevoia de desfasurare a unei activitati de creditare prudente si responsabile, BTL prelucreaza in evidentele proprii asemenea date, in temeiul obligatiilor legale pe care trebuie sa le respecte, al incheierii contractului de leasing si in baza interesului sau legitim.

 

b. Obligatia furnizarii datelor si consecintele nerespectarii acesteia

Furnizarea datelor cu caracter personal este necesara in scopul analizei cererii de finantare. Refuzul de a furniza datele cu caracter personal necesare realizarii acestui scop va conduce la imposibilitatea BTL de a-si indeplini obligatiile legale in legatura cu acordarea leasingului, urmand ca cererea sa nu poata fi analizata.

 

c. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

In baza datelor furnizate de dumneavoastra (nume, prenume si/sau CNP), ca parte a unei activitati de finantare prudente, BTL efectueaza verificari, dupa caz, in baze de date publice precum website-urile: portalul instantelor de judecata, ONRC, in evidente interne ale entitatilor din cadrul Grupului BT sau in baze de date obtinute din surse externe independente, in scopul indeplinirii obligatiilor legale cu privire la cunoasterea clientelei in scopul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului.

Totodata, se vor verifica si informatii legate de nivelul obligațiilor de plata lunare conform declarației personale a solicitantului din cadrul formularului de solicitare leasing si/sau istoricul de plata in cazul altor credite contractate de la BTL.

De asemenea, avem obligatia legala de a stabili gradul de indatorare, sens in care veniturile realizate de persoanele vizate sunt esentiale.

Aflam aceasta informatie fie consultand bazele de date ale Ministerului Finantelor Publice, in cazul in care este exprimat acordul clientului sau garantului (dupa caz) pe formularul dedicat, fie in baza unei adeverinte de venit pe care acestia o solicita spre completare angajatorului si ne-o pun apoi la dispozitie.

In baza consimtamantului exprimat de catre client si garant, daca e cazul, se consulta si evidentele Centralei Riscului de Credit. Refuzul clientului sau a garantului daca e cazul, de a-si exprima consimtamantul, va determina imposibilitatea BTL de a analiza cererea de finantare. 

 

d.Existenta unui proces decizional automatizat, incluzand crearea de profiluri

In scopul verificarii obiective a indeplinirii conditiilor de eligibilitate pentru aprobarea cererii de finantare, in cazul utilizatorilor persoane fizice, BTL prelucreaza datele personale intr-un sistem propriu („sistemul”). In acest sistem sunt introduse si analizate datele cu caracter personal privind varsta solicitantului, vechimea la actualul loc de munca, functia detinuta, durata totala de incadrare in munca, numar de persoane aflate in intretinere, starea civila, studii, proprietati detinute, existenta altor credite/carduri de credite, existenta unor depozite bancare, relatia cu operatorul (client nou sau existent), avansul acordat, perioada finantarii, impreuna cu celelalte date completate in cererea de creditare si cu informatii rezultate din verificari efectuate in evidentele proprii sau respectiv, nivelul obligațiilor de plata lunare conform declarației personale din cadrul cererii de finantare, istoricul de plata in cazul altor credite. In urma analizarii acestor date, sistemul BTL stabileste daca va incadrati in conditiile de eligibilitate pentru acordarea in limitele gradului de indatorare maxim.

Pe baza rezultatului emis de sistem, caruia i se alatura rezultatul verificarii situatiei dumneavoastra personale relevante, BTL stabileste daca sunt indeplinite conditiile de eligibilitate stabilite prin reglementarile sale interne  si va lua decizia de aprobare sau respingere a cererii de creditare, decizie care este bazata pe analiza efectuata de angajatii acesteia (interventia umana).

Este bine sa stiti ca aceasta forma de prelucrare vizeaza doar clientii utilizatori persoane fizice.

 

2.Prelucrarea datelor personale cu ocazia incheierii si pe parcursul derularii unui contract de leasing

 

a. Temeiul legal si scopul prelucrarii

BTL prelucreaza categoriile de date personale mentionate mai sus, in temeiul obligatiilor sale legale, in temeiul interesului sau legitim, pentru incheierea si derularea contractelor de leasing, pentru derularea oricaror raporturi juridice rezultate din contractele incheiate intre BTL si dumneavoastra sau societatea pe care o reprezentati, cum ar fi:

-Incheierea, reinnoirea si executarea contractelor de asigurare si reasigurare;

-Comunicari referitoare la contract;

-Colectarea de debite/recuperare creante;

 

b. Obligatia furnizarii datelor si consecintele nerespectarii acesteia

Furnizarea datelor cu caracter personal este necesara in scopurile incheierii si derularii contractului de leasing. Refuzul in a se permite prelucrarea datelor personale necesare realizarii acestui scop va conduce la imposibilitatea BTL de a oferi finantarea solicitata.

 

c. Categorii de date personale prelucrate

Datele personale prelucrate de BTL in scopul incheierii si derularii contractului de leasing sunt cele despre care clientul/garantul ia la cunostinta ca sunt prelucrate in cadrul etapei de analiza a cererii de finantare, la care se adauga alte asemenea date care au fost completate si/sau primite de la acestia cu ocazia/pentru incheierea contractului, impreuna cu accesoriile acestuia, inclusiv calitatea de persoana expusa politic, dupa caz. 

 

D.    In scopul monitorizarea activitatii persoanelor vizate pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si a finantarii terorismului

 

BTL are obligatia legala de monitorizare a activitatii Clientilor in vederea detectarii tranzactiilor neobisnuite si a tranzactiilor suspecte. In cazul in care sunt indeplinite conditiile de raportare a unor asemenea activitati, datele cu caracter personal vor fi transmise catre Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor (ONPSCB), potrivit Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului, republicată, cu modificările ulterioare, precum şi către A.N.A.F.

 

E.    In scopul monitorizarii securitatii bunurilor aflate in proprietatea BTL

 

In cadrul contractelor de finantare de tip leasing financiar, bunurile ce fac obiectul acestor contracte raman in proprietatea finantatorului (BTL) pana la momentul achitarii lor. In acest context, BTL justifica interesul legitim de a monitoriza aceste bunuri (autovehiculele), pentru a se asigura ca acestea sunt in siguranta, prin instalarea unor sisteme de monitorizare de tipul GPS. Instalarea acestor sisteme de monitorizare se efectueaza doar pentru contractele de finantare incheiate cu persoane juridice.

Desi aceste sisteme sunt menite a urmari autovehiculele aflate in proprietate BTL, in concret, BTL poate ajunge sa prelucreze date cu caracter personal despre conducatorul auto al acestora – date de geolocalizare – numai in situatii specifice si limitate din punct de vedere al scopului, respectiv in contextul necesitatii de recuperare fizica a autovehiculului, in cazul in care persoana juridica finantata nu isi indeplineste fata de BTL obligatia contractuala de achitare a ratelor restante si refuza returnarea autovehiculului care este in proprietatea BTL.

 

F.    Comunicarea cu persoanele vizate in scopul derularii relatiei contractuale

Pentru buna derulare a contractului de leasing la care persoana vizata este parte, BTL prelucreaza date cu caracter personal necesare contactarii Clientilor prin intermediul mijloacelor de comunicare: adresa, telefon, fax, e-mail, pentru a le aduce la cunostinta informatii de interes in legatura cu derularea contractului de leasing incheiat, precum, dar fara a se limita la: transmitere facturi, instiintari de plata, intreruperi ale functionarii activitatii, atentionari asupra expirarii actelor de identitate, dar si pentru derularea activitatii de colectare debite sau recuperare creante si gestionarea activitatilor specifice acestei etape.

 

G.   Comunicari si raspuns la solicitarile in legatura cu relatia contractuala incheiata cu BTL sau orice alte aspecte

 

In cadrul activitatii de asigurare a serviciilor suport, BTL va prelucra date personale necesare identificarii persoanelor (etapa necesara, pentru a se asigura ca nu divulga informatii de natura secretului profesional catre alte persoane decat cea in drept sa le cunoasca) si cele necesare pentru a raspunde cererii/sesizarii/reclamatiei.

Orice persoana are posibilitatea de a adresa BTL cereri, de a solicita furnizarea de informatii/luarea unor masuri sau ii poate transmite sesizari/reclamatii, pe diverse canale cum ar fi: prin transmiterea/depunerea de sesizari scrise la sediile BTL sau ale partenerilor prin care acesta isi desfasoara activitatea de finantare, prin apelarea numarului de telefon al BTL sau prin transmiterea unor mesaje pe adresele de posta electronica puse la dispozitia publicului, prin completarea unor formulare dedicate pe website-ul BTL. Pentru a raspunde acestor solicitari de informatii/sesizari/reclamatii, BTL prelucreaza o serie de date cu caracter personal: numele, prenumele persoanei care formuleaza solicitarea, numarul de telefon, adresa de e-mail, nume companie, alte date cu caracter personal furnizate in cadrul mesajelor sau care este necesar a fi prelucrate in vederea formularii raspunsurilor/furnizarii informatiilor solicitate.

Datele personale sunt prelucrate de BTL inclusiv in scopuri de arhivare fizica si electronica, cat si pentru realizarea de servicii de registratura si curierat.

In cazul solicitarilor de informatii, disponibile sub forma unui formular pe website-ul BTL, solicitam completarea anumitor date cu caracter personal, precum, insa fara a se limita la: nume, prenume, varsta si ocupatia dumneavoastra, sexul, judetul, numar de telefon si adresa de e-mail, in vederea contactarii solicitantilor pentru a le furniza raspuns/informatii/newsletter in legatura cu acestea.

Formularele disponibile pe website-ul: www.btleasing.ro, prin intermediul carora colectam date cu caracter personal sunt de tipul:

·       aplicatii online pentru produse/servicii din portofoliul BTL: datele colectate in aceasta sectiune sunt utilizate in scopul analizarii cererii de furnizare a produsul/serviciului pentru care s-a aplicat online si respectiv in scopul furnizarii raspunsului la aceasta cerere;

·       formular de contact: prin intermediul acestui formular puteti sa ne adresati orice tip de cereri/sesizari/reclamatii. Pentru a le analiza si raspunde la acestea, solicitam completarea datelor minime necesare in acest scop (nume, adresa de email).

 

H.   Efectuarea de analize interne in scopul evaluarii portofoliului de clienti si a imbunatarii serviciilor oferite acestora

 

In baza obligatiei sale legale sau interesului legitim, BTL prelucreaza datele cu caracter personal ale Clientilor sai pentru efectuarea de analize interne atat cu privire la caracteristicile programelor de finantare cat si cu privire la portofoliul de clienti, privind costurile serviciilor sale, buget si rentabilitatea structurilor care asigura servicii de intermediere a activitatii de finantare, dezvoltarea si imbunatatirea programelor financiare si ale produsului de creditare, gestionarea litigiilor in care este parte, investigatiilor/plangeri/solicitari la care BTL este parte, efectuare de controale de risc asupra procedurilor si proceselor BTL, audituri, realizari de raportari catre institutiile competente conform obligatiilor legale ale BTL, inclusiv raportari in vederea consolidarii rezultatelor Grupului Financiar Banca Transilvania, eliminand in timpul prelucrarii, cat mai mult din datele cu caracter personal si pastrand doar cele necesare.

 

I.      in scopul transmiterii de mesaje avand caracter publicitar despre produse/servicii/evenimente oferite/organizate de BTL, de Banca Transilvania, entitati din Grupul Financiar BT sau de partenerii acestora

 

In baza consimtamantului Clientului exprimat pe formularul dedicat, BTL prelucreaza date cu caracter personal precum: numele, prenumele, date de contact: numărul de telefon/adresa de posta electronica/adresa de corespondenta pentru transmiterea de mesaje publicitare. Mesajele publicitare se vor transmite, conform optiunii persoanelor care si-au exprimat acordul de a le receptiona.

In conformitate cu prevederile legale, transmiterea mesajelor cu caracter publicitar se poate realiza inclusiv in temeiul interesului legitim al BTL, in conditii care sa asigure respectarea cu strictete a drepturilor si libertatilor persoanelor vizate.

 

J.     Alte scopuri ale prelucrarii datelor cu caracter personal in cadrul activitatii BTL

 

In afara scopurilor prezentate detaliat in cadrul sectiunilor anterioare, BTL prelucreaza datele cu caracter personal si in alte scopuri, precum:

·       realizarea analizelor si tinerea evidentelor de gestiune economica, financiara si/sau administrativa;

·       administrarea in cadrul departamentelor interne a serviciilor si produselor oferite;

·       evaluarea si monitorizarea comportamentului financiar-comercial al Clientilor pe parcursul derularii relatiei contractuale cu BTL;

·       crearea sau analizarea de profiluri pentru imbunatatirea produselor/serviciilor BTL sau ale entitatilor din Grupul BT;

  • analizarea comportamentului utilizatorilor website-urilor prin utilizarea de cookies, atat ale BTL cat si ale tertilor, cu scopul de a furniza un continut general sau particularizat, oferte adaptate intereselor utilizatorilor(detalii in Politica de cookies) la adresa : http://btleasing.ro/termeni-si-conditii/

·       efectuarea de analize interne (inclusiv statistice), atat cu privire la produse/servicii, cat si cu privire la portofoliul de clienti, pentru imbunatatirea si dezvoltarea de produse/servicii, precum si efectuarea de studii si analize de piata cu privire la produsele/serviciile BTL;

·       calcularea comisioanelor la care sunt indreptatiti angajatii ce actioneaza in cadrul fortei de vanzari a BTL;

·       arhivarea atat in format fizic, cat si electronic a documentelor, realizarea de servicii de registratura a corespondentei adresate BTL si expediate de aceasta, precum si realizarea de activitati de curierat;

·       solutionarea litigiilor, investigatiilor sau oricaror altor petitii/plangeri/solicitari in care BTL este implicata;

·       efectuarea controalelor de risc asupra procedurilor si proceselor BTL, precum si realizarea activitatilor de audit sau investigatii;

·       realizarea si transmiterea de raportari catre institutiile competente sa le receptioneze in conformitate cu prevederile legale aplicabile BTL

 

VIII.             DESTINATARI SI CATEGORII DE DESTINATARI AI DATELOR

Datele personale prelucrate in scopurile mentionate anterior sunt dezvaluite sau, dupa caz, transferate in conformitate cu temeiurile legale aplicabile in functie de situatie si doar in conditii care asigura deplina confidentialitate si siguranta a datelor urmatoarelor categorii de destinatari:

agenti si societati de asigurare, furnizori de servicii utilizati de BTL in cadrul procesului de finantare si de derulare a contractului (facturare electronica, prestatori servicii inmatriculare, prestatori de servicii monitorizare GPS, furnizorul bunului obiect al contractului), auditori, entitati ale Grupului Financiar Banca Transilvania, autoritati si institutii publice, notari publici, avocati, executori judecatoresti, reprezentanti ai BTL.

Pe langa categoriile de destinatari mentionati mai sus, datele dumneavoastra personale sunt dezvaluite, dupa caz, catre urmatorii destinatari: BNR, Centrala Riscurilor de Credit, Centrala Incidentelor de Plati, ANAF (pentru consultarea bazei de date a MFP-ANAF in cazul in care v-ati exprimat acordul in acest sens pe formularul dedicat), angajatorul dumneavoastra (in cazul in care faceti dovada veniturilor dumneavoastra cu o adeverinta de venit de la angajator), SRPCIV (pentru datele necesare inmatricularii bunului).

BTL are obligatia legala de a raporta catre Centrala Riscurilor de Credit (CRC) informaţia de risc de credit pentru fiecare debitor care îndeplineşte condiţia de a fi raportat (cuprinde datele de identificare ale unui debitor, persoană fizică sau persoană juridică nonbancară, şi operaţiunile în lei şi în valută prin care BTL se expune la risc faţă de acel debitor, respectiv să fi înregistrat faţă de acesta un risc individual).

 

IX.                 PERIOADA DE STOCARE

BTL are obligatia legala de a raporta catre Centrala Riscurilor de Credit (CRC) informaţia de risc de credit pentru fiecare debitor care îndeplineşte condiţia de a fi raportat, respectiv să fi înregistrat faţă de acesta un risc individual si care va fi mentinuta in evidentele CRC pe o perioada de 7 ani de la data inscrierii creditului.

In vederea realizarii scopurilor de prelucrare mentionate, operatorul va prelucra datele cu caracter personal pe durata derularii relatiilor contractuale, precum si ulterior in vederea conformarii cu obligatiile legale aplicabile, pe o perioadă de 5 ani de la încheierea relaţiei (legea privind prevenirea si sanctionarea spalarii banilor si al combaterii terorismului), iar in ceea ce priveste documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară pe o perioada de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite (legea contabilitatii).

In cazul respingerii cererii de finantare, datele cu caracter personal vor fi pastrate pentru 3 ani de zile.

Pentru datele prelucrate in temeiul consimtantului persoanelor vizate in scopul transmiterii mesajelor cu caracter publicitar, acestea se vor prelucra pana la incetarea relatiei de afaceri cu BTL sau, dupa caz, pana la retragerea respectivului acord.

Orice alte date cu caracter personal prelucrate de BTL in alte scopuri indicate vor fi pastrate pentru perioada necesara aducerii la indeplinire a scopurilor pentru care au fost colectate la care se pot adauga termene neexcesive, stabilite conform obligatiilor legale aplicabile in domeniu, inclusiv dar fara limitare, la dispozitiile in materia arhivarii.

 

X.                   CUM PROTEJEAZA BTL DATELE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCREAZA?

Aplicam un cadru intern de standarde si politici optime pentru a pastra siguranta datelor dvs. Acestea sunt actualizate periodic pentru a respecta reglementarile ce ne sunt aplicabile. In mod specific si conform legii,  luam masuri tehnice si organizatorice adecvate (politici si proceduri, securitate informatica etc) pentru a asigura confidentialitatea si integritatea datelor dvs cu caracter personal si a modului in care sunt prelucrate. In plus, angajatii BTL si operatorii imputerniciti ai BTL, au obligatia de a pastra confidentialitatea si nu pot divulga datele dvs. cu caracter personal in mod ilegal sau inutil.

Garantam ca BTL nu va vinde datele cu caracter personal pe care le-a colectat de la persoanele vizate si ca nu va transmite aceste date decat celor in drept sa le cunoasca, cu respectarea principiilor si obligatiilor stabilite legal.

De asemenea, BTL nu va permite accesul la aceste date decat furnizorilor de servicii imputerniciti, care au nevoie sa le cunoasca in vederea prestarii serviciilor si pentru care au incheiate contracte cu BTL. Acestia vor prelucra datele personale in numele si pentru BTL, numai in conformitate cu instructiunile primite de la aceasta si numai respectand cerintele de securitate si confidentialitate in limitele impuse.

Atragem atentia persoanelor vizitatoare ca website-ul BTL poate conţine link-uri către website-uri a căror politică de confidenţialitate/de prelucrare a datelor cu caracter personal este diferită de cea a BTL. Dacă trimiteti date cu caracter personal către oricare dintre aceste site-uri, informaţiile dumneavoastra cad sub incidenţa declaraţiei lor de confidenţialitate/de prelucrare a datelor cu caracter personal. Politica BTL privind prelucrarea si protectia datelor cu caracter personal nu se aplică informaţiilor furnizate pe acele website-uri. In acest sens, va recomandam să cititi cu atenţie politica de confidenţialitate a oricărui website pe care îl vizitati.

 

XI.                 DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

In conformitate cu prevederile Regulamentului UE679/2016-Regulamentul General privind Protectia Datelor, in calitate de persoana vizata va sunt recunoscute si dispuneti de urmatoarele drepturi:

 

1. Dreptul la informare reprezinta dreptul dumneavoastra de a primi de la BTL informatii clare, concise, transparente, inteligibile si usor accesibile, cu privire la felul in care BTL utilizeaza datele cu caracter personal, precum si cu privire la drepturile pe care le aveti. Indeplinirea acestei obligatii de informare se realizeaza prin prezentele Politici de prelucrare a datelor personale.

 

2. Dreptul de acces la date reprezinta dreptul dumneavoastra de a avea acces la datele personale, de a primi din partea BTL confirmarea ca prelucram sau nu prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal, precum si sa obtineti de la BTL o copie a acestor date, astfel incat sa aveti posibilitatea de a verifica daca BTL le prelucreaza in conformitate cu prevederile regulamentului mai sus amintit.

In urma unei cereri formulate de catre dvs., BTL furnizeaza o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrarii, orice alte copii ulterioare solicitate putand fi supuse taxarii.

 

3. Dreptul la rectificare reprezinta dreptul dumneavoastra de a obtine de la BTL, fara intarziere nejustificata, rectifcarea datelor cu caracter personal inexacte, eronate.

De asemenea, in anumite situatii, tinand seama de scopurile in care au fost prelucrate de catre BTL aceste date, aveti dreptul de a ne solicita si de a obtine completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declaratii suplimentare.

 

4. Dreptul la stergerea datelor(sau “dreptul de a fi uitat”) reprezinta dreptul de a obtine de la BTL stergerea datelor cu caracter personal care va privesc, fara intarzieri nejustificate, in cazul in care nu mai exista un motiv pentru prelucrarea de catre BTL a acestor date si numai in masura in care sunt indeplinite urmatoarele conditii:

a) datele dumneavoastra cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

b) va retrageti consimtamantul in baza caruia BTL a prelucrat datele dumneavoastra si nu mai exista niciun alt temei juridic pentru prelucrarea acestora;

c) va opuneti prelucrarii de catre BTL a datelor dumneavoastra si nu mai exista niciun motiv legitim care sa prevaleze in ceea ce priveste prelucrarea;

d) datele dumneavoastra au fost prelucrate ilegal de catre BTL;

e) datele dumneavoastra trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care revine BTL in temeiul dreptului Uniunii sau a dreptului intern.

Cu toate acestea, dreptul la stergerea datelor nu este un drept absolut astfel ca, desi aveti dreptul de a ne solicita stergerea datelor dumneavoastra cu caracter personal, s-ar putea ca noi sa avem o obligatie legala sau alt motiv pentru care sa fim nevoiti sa prelucram in continuare datele cu caracter personal.

 

5. Dreptul la restrictionarea prelucrarii reprezinta dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii ulterioare in oricare dintre urmatoarele cazuri:

a) contestati exactitatea datelor pe care le prelucram, caz in care prelucrarea va fi restrictionata pe perioada care ne este necesara pentru efectuarea verificarii exactitatii datelor pe care le contestati;

b) prelucrarea de catre BTL a datelor este ilegala, iar dumneavoastra nu doriti ca noi sa stergem aceste date, ci doriti doar sa restrictionam utilizarea lor;

c) BTL nu mai are nevoie de datele personale, dar dumneavoastra le solicitati pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta;

d) va opuneti prelucrarii datelor dumneavoastra de catre BTL, in conformitate cu prevederile art. 21 alin. 1 din Regulamentul UE679/2016.

Pe durata de timp cat prelucrarea datelor dumneavoastra este restrictionata, datele personale vor fi pastrate in continuare in evidentele BTL, dar BTL nu le va mai putea folosi pe durata restrictionarii si acestea vor fi marcate ca fiind “restrictionate la prelucrare”.

In cazul in care ati obtinut restrictionarea prelucrarii, veti fi informat de catre BTL inainte de ridicarea restrictiei de prelucrare a datelor dumneavoastra.

 

6. Dreptul la portabilitatea datelor reprezinta dreptul de a primi de la BTL datele care va privesc si pe care ni le-ati furnizat intr-un format structurat (care poate fi utilizat in mod curent si care poate fi citit automat), precum si dreptul dumneavoastra de a transmite aceste date altui operator in cazul in care prelucrarea acestor date se bazeaza pe consimtamantul dumneavoastra sau pe un contract si daca prelucrarea se efectueaza prin mijloace automate.

De asemenea, in exercitarea dreptului la portabilitatea datelor personale, aveti dreptul de a solicita BTL sa transmita direct aceste date catre un alt operator ales de dumneavoastra.

Acest drept la portabilitatea datelor nu poate aduce atingere drepturilor si libertatilor altora.

 

7. Dreptul la opozitie reprezinta dreptul ca, in orice moment, sa va opuneti prelucrarii de catre BTL a datelor personale, din motive care tin de situatia dumneavoastra particulara. Drept urmare, BTL nu va mai putea prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal, cu exceptia cazului in care vom putea demonstra ca avem motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor dumneavoastra, precum si in cazul in care scopul prelucrarii este constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instant.

 

8. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri, care produc efecte in ceea ce va priveste sau va afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa. Cu toate acestea, cele mentionate anterior nu se aplica in cazul in care decizia: i) este necesara pentru incheierea sau executarea unui contract intre dumneavoastra si BTL; ii) prelucrarea automata este autorizata prin dreptul Uniunii sau dreptul intern care se aplica BTL si care prevede si masurile corespunzatoare pentru protejarea drepturilor, libertatilor si intereselor dumneavoastra legitime (cel putin dreptul de a obtine interventia umana din partea BTL, dreptul de a va exprima punctul de vedere si dreptul de a contesta decizia).

 

Pentru exercitarea acestor drepturi va puteti adresa cu o cerere scrisa, trimisa la sediul BT Leasing Transilvania IFN S.A. din Mun. Cluj-Napoca, str. C. Brancusi, nr. 74-76, et.1, jud. Cluj, cu mentiunea “in atentia responsabilului cu protectia datelor (DPO)” sau pe cale electronica, la adresa de e-mail a responsabilului cu protectia datelor dpo@btrl.ro.

De asemenea, aveti dreptul de a va adresa Autoritatii Nationale pentru Supravegherea Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, precum si dreptul de a va adresa justitiei pentru apararea oricaror drepturi care va sunt recunoscute.

 

Echipa BT LEASING TRANSILVANIA IFN SA